Menjawab telepon pelanggan merupakan hal wajib bagi pemilik usaha. Namun, ada kalanya seorang pelanggan jadi terlalu banyak bertanya, sehingga menyita waktu Anda untuk bekerja atau melayani pelanggan yang lain. Jika sudah demikian, apa yang bisa Anda lakukan?

Alasan Menghentikan Pertanyaan Pelanggan
Pada satu titik, Anda perlu menimbang untuk berhenti menjawab telepon pelanggan tersebut. Berikut ini beberapa alasannya.

1. Pekerjaan Utama Bisa Terbengkalai
Apakah Anda belum memiliki call center khusus sehingga harus menjawab telepon pelanggan secara pribadi? Bila iya, alasan mengapa Anda harus berhenti menjawab telepon pelanggan yang tak berhenti bertanya, karena pekerjaan utama Anda bisa terbengkalai dan produktivitas Anda justru menurun. Pastinya Anda tak menginginkan hal ini, bukan?

Bila pelanggan tersebut sudah dirasa terlalu menyita waktu, coba arahkan ke website atau media sosial Anda untuk penjelasan yang lebih lanjut. Jika ia masih belum juga mau menyelesaikan teleponnya, Anda bisa meletakkan telepon dalam mode loud speaker, agar Anda masih bisa bekerja sekaligus menjawab pelanggan.

2. Waktu untuk Pelanggan Lain Akan Tersita
Bila Anda sudah memiliki call center khusus, alasan mengapa pelanggan yang terlalu banyak bertanya harus disudahi, karena kemungkinan ada pelanggan lain yang tak terlayani. Apalagi bila Anda tak memiliki multi-line service, dimana Anda hanya memiliki satu nomor untuk pelanggan. Bisa jadi, pelanggan yang tak terlayani adalah calon pelanggan yang bisa memberikan keuntungan tinggi untuk usaha Anda.

3. Bila Ada, Arahkan Pelanggan ke Halaman Pertanyaan dan Pengaduan
Ketika Anda memiliki aplikasi atau website yang mempunyai halaman pertanyaan dan pengaduan, sebaiknya arahkan mereka ke sana. Selain bisa digunakan untuk menghemat waktu telepon, Anda pun bisa memperkenalkan pelanggan dengan fitur tersebut. Sehingga ke depannya, tak ada lagi telepon pelanggan yang terlalu lama hanya karena pertanyaan yang bisa dijawab dengan lebih efektif lewat email.

Jika Anda belum memiliki fitur tersebut, Anda bisa membuat halaman pertanyaan dan pengaduan ini dengan Google Form, yang bisa digunakan secara gratis selama Anda memiliki akun Google. Anda bisa mencontoh tipe-tipe pengaduan dan pertanyaan yang praktis dan memudahkan pelanggan seperti yang dimiliki oleh media sosial Instagram atau Facebook.

Cara Menghentikan Pertanyaan Pelanggan
Agar Anda bisa menghentikan pertanyaan pelanggan sebelum mereka mulai bertanya hal-hal yang berulang atau terlalu panjang, Anda bisa mengikuti cara-cara berikut ini:
1. Tanyakan apakah mereka sudah mencoba pengiriman pertanyaan dan pengaduan lewat formulir yang ada.
2. Biarkan pelanggan mengeluarkan semua pertanyaan mereka terlebih dahulu baru Anda menjawabnya. Dengan begitu, mereka akan lebih sungkan untuk bertanya lagi.
3. Anda bisa mengarahkan mereka ke website atau media sosial Anda bila pertanyaan mereka bisa dijawab di tempat tersebut. Atau, Anda bisa menyarankan mereka untuk datang langsung dan melihat jawabannya di tempat Anda bila bisa dijawab di tempat (seperti ketika mereka ingin melihat contoh kain).

Memiliki multi-line call center bisa menjadi solusi agar Anda bisa melayani pelanggan selama apapun yang mereka inginkan. Namun, dengan cara ini berarti Anda harus memiliki banyak pegawai untuk berjaga di call center tersebut. Bila tak bisa dilakukan, Anda sebaiknya cara-cara di atas agar produktivitas tak terganggu