Dirilis

03 April 2018

Penulis

Tim Penulis Daya Tumbuh Usaha

Software HR (Human Resources) atau perangkat lunak untuk mengelola sumber daya manusia (SDM) bisa membantu Anda melacak kehadiran, manajemen kontrak, melakukan penilaian, dan lainnya.

Di zaman yang serba modern dan berdampingan dengan teknologi canggih, banyak usaha kecil mulai menangani proses administrasi personalia secara praktis melalui software HR. Tapi, apakah usaha Anda juga harus ikut menggunakan software HR? Berikut ini beberapa pertimbangan mengapa Anda harus memilih software HR untuk usaha Anda.

1. Menghemat Waktu Administrasi
Sistem atau software HR terbaik biasanya hadir dengan pilihan layanan mandiri, sehingga para staf bisa masuk ke sistem, melihat, memperbarui data pribadinya sendiri, membuat permintaan liburan, memasukan catatan sakit, dan hal-hal lainnya secara pribadi.

Cara seperti ini tentu membuat pendataan SDM menjadi lebih efisien. Setiap karyawan bisa langsung memperbaharui catatan mereka daripada harus menyampaikan informasi terlebih dulu kepada manajer perusahaan, kemudian baru manajer memasukan ke dalam sistem. Cara ini bisa membantu menghindari pemasukan data ganda.

Belum lagi kalau ada data yang perlu dilacak atau Anda harus menghitung hak dan sisa uang tiap bulannya. Software HR akan membuat permasalahan bisa teratasi lebih mudah, dan sistem SDM Anda pun akan berkembang lebih baik dari sebelumnya.

2. Membantu Hemat Pengeluaran
Karyawan di sebuah perusahaan memang datang dan pergi. Hal semacam ini memang cukup memberikan dampak besar untuk perusahaan. Belum lagi kalau perusahaan Anda sudah terbiasa dengan biaya pergantian untuk karyawan yang keluar. Beberapa penelitian menemukan kalau perusahaan membutuhkan biaya tambahan untuk memperkerjakan orang baru.

Lalu, apa hubungannya antara hal ini dengan software HR? Tentu saja ada. Melalui platform HR yang bagus, perusahaan Anda bisa mengelola aset demi memastikan semua kebutuhan karyawan terpenuhi. Lagi pula proses pencarian kandidat yang tepat juga bisa menjadi lebih mudah dan sederhana. Sehingga akan ada lebih sedikit kemungkinan untuk mempekerjakan orang yang salah dalam suatu posisi, sehingga nantinya akan meningkatkan pengeluaran perusahaan Anda.

3. Pengambilan Keputusan Lebih Akurat
Software HR biasanya sudah dilengkapi dengan program analitik, yang tidak bisa didapatkan secara otomatis ketika Anda bekerja secara manual melalui spreedsheet seperti Microsoft Excel. Memilih software HR berarti memudahkan dalam menyusun laporan, sehingga bisa mengetahui informasi yang terkait dengan SDM lebih baik dan membantu Anda untuk memilih keputusan yang lebih tepat.

Sebuah software HR umumnya menyediakan pelaporan yang tidak terbatas dan mudah diakses, sehingga hal ini bisa mengurangi pengelolaan data penting yang mungkin terlewatkan. Kelebihan lainnya dalam menggunakan perangkat lunak HR, Anda pun bisa mendapatkan laporan dengan cepat, menghemat waktu, memvisualisasikan, dan menganalisis data spreedsheet yang sebelumnya berantakan.

4. Mudah Mencari Dokumen Pegawai
Kehilangan personal data pegawai merupakan permasalahan SDM yang sangat sering terjadi. Dengan beralih menggunakan software HR, Anda bisa lebih mudah mengunggah hasil scan personal data dokumen, seperti data passport, kontrak, dokumen penilaian, dan catatan riwayat penyakit. Sehingga bagian personalia akan mudah mencari dan dan memindahkan dokumen penting tersebut. Platform HR inilah yang akan secara otomatis mengatur segala kebutuhan dokumen SDM Anda.

5. Meningkatkan Produktivitas dan Efisiensi
Melakukan pendataan dengan cara konvensional sangat membutuhkan banyak waktu karena pencatatannya yang dilakukan secara manual, alias harus diperbarui menggunakan tangan. Sedangkan kalau Anda menggunakan software HR, para karyawan bisa menggunakan banyak waktunya untuk melakukan hal lain yang lebih penting karena pendataannya yang dilakukan secara mandiri dan otomatis.

Para karyawan juga bisa membantu staf HR mendapatkan informasi yang relevan dan menghemat banyak waktu, serta meningkatkan efektivitas setiap proses rekrutmen dan seleksi yang nantinya dijadikan sebagai bahan evaluasi untuk pelatihan karyawan. Cara ini tentu bisa membuat produktivitas di perusahaan Anda menjadi lebih substansial.

6. Fitur-fitur yang Harus Anda Pertimbangkan Saat memilih Software HR
Ketika ingin memilih software HR terbaik, sebaiknya Anda mempertimbangkan dulu beberapa fitur di bawah ini ada.

• Cloud Platform
Ada banyak aplikasi software HR dan desktop yang sudah tersedia pada saat ini. Semua software yang tersedia tentu menawarkan manfaat dan kegunaan yang berbeda-beda. Saat memilih software HR, pastikan kalau software tersebut sudah memiliki sistem cloud yang bisa memudahkan proses pendataan Anda.

Software HR yang sudah dilengkapi dengan sistem cloud memang sedang banyak peminatnya akhir-akhir ini. Perusahaan pun tidak perlu khawatir untuk mengakses data yang sudah ada mengingat aksesnya bisa dilakukan kapan pun dan di mana pun, serta menggunakan perangkat apapun yang terkoneksi dengan internet.

• Fitur Self-Service
Semakin canggihnya software HR yang digunakan, maka semakin bermanfaat perangkat tersebut untuk perusahaan Anda. Dengan kata lain, tim HR tidak perlu menanyakan pertanyaan yang sama secara berulang kali tentang berapa jumlah hari sakit dan lainnya karena memang sudah dilengkapi dengan fitur self-service.

Platform software HR yang memiliki fitur self-service merupakan pilihan yang tepat, mengingat hal ini akan sangat memudahkan dan mengembangkan portal terpusat yang dapat diakses oleh karyawan, manajer, dan SDM. Fitur ini bisa membuat karyawan untuk meminta hari libur atau meninjau rincian gaji, sementara HR dapat memantau apa yang terjadi dan mendapatkan notifikasi saat diperlukan persetujuan.

• Skalabilitas
Hal ketiga yang perlu Anda ketahui atau pastikan ketika memilih software HR adalah skalabilitasnya. Jika ingin perusahaan Anda berkembang, satu hal yang harus diinvestasikan adalah sistem HR-nya. Pelajarilah bagaimana Anda menggunakan software tersebut, lalu ubahlah ketika sudah mengembangkan sistem ini.

Software HR yang baik merupakan perangkat lunak yang terukur atau bisa dikatakan Anda membayar apa yang digunakan atau dibutuhkan. Jika membutuhkan lebih banyak akses, Anda hanya perlu melakukan upgrade tanpa harus mengalami gangguan atau hal lainnya. Sebagian besar sistem cloud sudah menyediakan layanan semacam ini, tapi yang pasti Anda harus mengevaluasi software HR sebelum memilih.

Itulah beberapa manfaat dari memilih software HR untuk perusahaan atau usaha Anda. Khusus bagi Anda pemilik usaha kecil tidak perlu khawatir, karena software ini memang fungsional dan tidak membutuhkan biaya yang terlalu mahal. Namun pastikan selalu kalau Anda sudah melakukan riset dan mengetahui apa yang dicari. Saat menemukan platform software HR yang berbeda, pastikan Anda telah mendapatkan akses ke fitur yang dibutuhkan.

Sumber:

Diolah dari berbagai sumber

Berikan Komentar

Ada yang ingin ditanyakan?
Silakan Tanya Ahli

Ari Handojo

Business Coach