Dirilis

08 Januari 2019

Penulis

Tim Daya Tumbuh Usaha

Menjalankan bisnis bukanlah hal yang mudah, terutama perihal pengelolaan keuangan. Padahal keberlangsungan suatu bisnis bergantung pada keuangan itu sendiri. Umumnya, dalam proses kecurangan rentan terjadi kekeliruan akibat human error. Namun ada pula tindak kecurangan keuangan pada bisnis yang lebih patut diwaspadai sebab memiliki unsur kesengajaan dalam tindakan tersebut.

Pencatatan arus kas di dalam sebuah bisnis adalah hal penting yang wajib dikelola dengan baik. Jika tidak, keuangan bisnis sangat rentan terkena kecurangan atau fraud. Tentu saja, kecurangan ini akan merugikan diri Anda sendiri serta mengancam keberlangsungan bisnis itu sendiri. Untuk itu, berikut ini merupakan panduan dasar yang dapat dilakukan untuk menghindari kecurangan keuangan pada bisnis yang akan merugikan Anda.

Lakukan perekrutan karyawan dengan cermat
Karyawan merupakan investasi terbesar yang Anda miliki dalam berbisnis. Tidak heran jika sejak proses perekrutan Anda wajib memilih dan menentukan kualifikasi terbaik. Hal ini adalah langkah awal yang perlu dipertimbangkan untuk mendapatkan karyawan yang jujur dan memiliki tanggung jawab besar dalam bekerja. Dengan begitu, kecil kemungkinan bagi karyawan yang bersangkutan melakukan tindakan kecurangan yang merugikan perusahaan.

Selain itu, sebagai pebisnis usahakan bahwa sistem rekrutmen di perusahaan Anda terbebas dari kolusi. Secara harfiah, kolusi merupakan bentuk kerjasama antara oknum internal dengan calon karyawan secara ilegal. Biasanya hubungan kekerabatan menjadi alasan yang dipakai dalam melakukan kecurangan ini. Tentu saja, jika diawali dengan kecurangan tidak menutup kemungkinan bahwa karyawan yang bersangkutan juga melakukannya dalam hal keuangan.

Menyediakan sistem pengendalian internal
Dalam rangka menghindari kecurangan keuangan pada bisnis, Anda juga perlu menyediakan sistem pengendalian internal yang baik. Dimulai dari menyediakan lingkungan kerja dengan manajemen bisnis yang baik serta struktur organisasi yang jelas. Dengan demikian, masing-masing karyawan dan pihak manajemen memahami peran dan otoritas yang dimiliki. Sehingga tidak ada kesalah pahaman dalam mengerjakan suatu pekerjaan dan mencegah penyalah gunaan otoritas.

Berbekal pembagian peranan yang jelas, maka tidak ada lagi kesalahan kerja yang dilakukan baik oleh pihak manajemen ataupun karyawan. Cara ini juga memudahkan proses komunikasi sebab ada “pintu-pintu” yang harus dilalui terlebih dulu sebelum tiba pada titik tertentu. Artinya, hak akses setiap orang akan disesuaikan dengan peran yang dipegang sehingga kecurangan keuangan dapat dicegah secara lebih maksimal.

Menjalankan proses komunikasi akuntansi yang baik
Kecurangan keuangan pada bisnis tidak akan terjadi apabila proses komunikasi berjalan dengan baik. Terlebih tindak kecurangan keuangan tersebut identik dengan ketidak-transparanan keuangan yang dilakukan oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab. Sebaliknya, melalui proses komunikasi yang baik maka akuntansi atau pencatatan keuangan dalam bisnis akan terhindar dari kemungkinan keuangan.

Pastikan sistem akuntansi yang dilakukan oleh bisnis Anda telah diotorisasi dengan benar, sehingga keabsahannya dapat terjamin. Dokumen akuntansi juga wajib terususun secara lengkap, diklasifikasikan, dan dilaporkan sesuai pada periode yang tepat. Jangan lupa, sistem keuangan yang berlaku juga harus memiliki standar prosedur sehingga kemungkinan terjadinya kecurangan dapat diminimalisir.

Memiliki standar prosedur pengendalian internal
Standar prosedur pengendalian internal juga menjadi salah satu cara terbaik menghindari kecurangan keuangan pada bisnis. Prosedur ini nantinya juga akan memudahkan Anda dalam mengatur perilaku seluruh karyawan agar sesuai dengan visi dan misi dari bisnis tersebut. Umumnya, ada beberapa prosedur yang perlu ditetapkan dalam pengendalian internal. Jangan lupa, informasikan standar prosedur pengendalian internal ini kepada seluruh karyawan.

Antara lain, pemisahan tugas serta pengawasan ganda, memberlakukan sistem otorisasi, melakukan pengecekan secara kontinu, serta menyediakan dokumen dan pencatatan segala kegiatan dan transaksi yang berhubungan dengan keuangan bisnis. Apabila hal ini dapat Anda lakukan secara optimal, maka kecurangan keuangan pada bisnis dapat dihindari.

Melakukan pengawasan terhadap kinerja semua karyawan
Setelah menetapkan standar prosedur pengendalian internal, Anda juga wajib melakukan pengawasan terhadap kinerja semua karyawan terutama yang berhubungan dengan transaksi keuangan. Hal ini dilakukan semata-mata agar aset perusahaan terjaga keamanannya. Selain itu, tindakan pengawasan ini juga menjadi langkah terbaik dalam memastikan integritas transaksi serta pembuatan laporan keuangan.

Tentu saja, Anda tidak mungkin melakukan pengawasan ini seorang diri. Terlebih jika bisnis Anda memiliki skala yang cukup besar. Cobalah untuk mendelegasikan tugas tersebut pada beberapa karyawan dengan peran berbeda. Satu mengelola keluar masuknya uang, satu mencatat laporan keuangan, dan satu lagi berkedudukan sebagai pengawas atau supervisor. Tujuannya tentu agar risiko terjadinya kecurangan pada bisnis dapat dicegah.

Mengadakan audit secara proaktif
Hampir di semua jenis bisnis, proses audit wajib dilakukan secara proaktif untuk menghindari terjadinya kemungkinan tindakan kecurangan keuangan pada bisnis. Proses audit ini dapat dilakukan secara berkelanjutan. Jadwalkan kegiatan audit ini setidaknya 1 – 2 bulan sekali agar karyawan dapat bekerja lebih optimal dan jujur. Secara otomatis kegiatan ini juga akan menjaga efektivitas pengendalian internal finansial perusahaan.

Audit dapat menjadi salah satu bagian dari kegiatan pengawasan kinerja karyawan. Anda dapat melakukan pemeriksaan pada bukti penjualan yang tercantum dalam dokumen laporan keuangan. Pastikan detail informasi yang tertulis sudah lengkap dan benar. Pasalnya, laporan keuangan yang tertulis secara sistematis menyulitkan pelaku tindak kecurangan keuangan itu sendiri. Mintalah bagian finansial bisnis Anda untuk melaporkan laporan catatan keuangan tersebut secara rutin baik mingguan atau bulanan.

Memberi saluran komunikasi khusus pelaporan tindak kecurangan
Pada beberapa kasus, terjadinya kecurangan keuangan pada bisnis sulit dilakukan karena pelapor mendapat ancaman atau bahkan tidak tahu kepada siapa harus melaporkan kecurangan tersebut. Oleh karena itu, periksa kembali apakah bisnis Anda sudah memberikan saluran komunikasi khusus untuk digunakan sebagai media pelaporan tindak kecurangan. Tentu saja, cara ini akan lebih efektif sebab setiap karyawan bisa mengawasi satu sama lainnya.

Saluran komunikasi ini dapat berupa nomor telepon ataupun alamat surel yang dapat dikirim secara anonim. Sehingga, keamanan dan kenyamanan pihak pelapor tidak terganggu dan karyawan yang melakukan kecurangan keuangan dapat segera ditindaklanjuti. Setelah menerima laporan tersebut, sebagai pebisnis Anda juga wajib mengecek kebenaran laporan itu terlebih dulu sebelum memanggil karyawan terduga kecurangan keuangan.

Ada banyak cara yang bisa dilakukan oleh pelaku tindakan kecurangan keuangan pada bisnis. Namun, jika Anda sudah mengantisipasinya dengan cara-cara tersebut di atas, maka kecurangan pun dapat dihindari dan diminimalsir secara optimal. Pastikan untuk selalu menggunakan sistem akuntansi atau pencatatan keuangan secara sistematis dan terperinci, guna memudahkan pengawasan itu sendiri.

Jika diperlukan, Anda bisa berkonsultasi pada akuntan ahli agar tindak kecurangan dapat dihindari. Jangan ragu untuk memeriksa latar belakang sosial seluruh karyawan yang bekerja di perusahaan Anda. Pastikan karyawan tersebut tidak pernah tercatat sebagai karyawan “bermasalah” di perusahaan sebelumnya. Semoga bermanfaat!

Sumber:

Diolah dari berbagai sumber

Penilaian :

4.5

2 Penilaian

Share :

Berikan Komentar

Ada yang ingin ditanyakan?
Silakan Tanya Ahli

Ari Handojo

Business Coach

1 dari 5 konten bebas || Daftar dan Masuk untuk mendapatkan akses penuh ke semua konten GRATIS